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Comment faire une liste déroulante sur Excel ?
La liste déroulante est une fonctionnalité précieuse d’Excel : elle permet de choisir parmi des options prédéfinies au lieu de taper du contenu à la main. Cela réduit les erreurs et assure la cohérence des données, notamment dans les tableaux de suivi ou formulaires professionnels.
🔎 Qu’est-ce qu’une liste déroulante ?
Excel, développé par Microsoft, est un logiciel de tableur utilisé dans le monde entier pour organiser, analyser et visualiser des données. Il fait partie de la suite bureautique Microsoft Office (aux côtés de Word et PowerPoint), et permet de créer des feuilles de calcul composées de cellules dans lesquelles on peut insérer du texte, des chiffres, des formules ou des graphiques. Que vous soyez étudiant, entrepreneur ou salarié, Excel est un outil incontournable pour structurer vos informations efficacement.
Parmi ses nombreuses fonctionnalités, on retrouve la liste déroulante (ou menu déroulant). Elle permet de créer une cellule contenant un choix limité d’options, que l’utilisateur peut sélectionner via une petite flèche. C’est une solution pratique pour :
- éviter les fautes de frappe,
- uniformiser les saisies,
- faciliter l’analyse de données.
📝 Étapes pour créer une liste déroulante
Créer une liste déroulante sur Excel permet d’éviter les erreurs de saisie, de structurer vos données et de gagner en efficacité. Voici comment procéder, étape par étape :
1. Préparez vos options
Commencez par lister les choix que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante.
👉 Par exemple, dans les cellules A1 à A5, vous pouvez inscrire :
En attente – Validé – Refusé – À relancer – Archivé.
Cela vous permet de modifier les options plus tard sans toucher à la cellule où se trouve la liste.
2. Sélectionnez la cellule de destination
Cliquez sur la cellule (ou plage de cellules) où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
Par exemple : B2 si vous voulez que l’utilisateur sélectionne un statut pour une demande.
3. Accédez à la validation des données
Dans le ruban Excel, cliquez sur l’onglet Données, puis sur Validation des données.
Une fenêtre s’ouvre.
4. Configurez les paramètres
Dans l’onglet Paramètres de la fenêtre :
- Choisissez Liste dans le champ Autoriser.
- Dans la zone Source, indiquez la plage contenant vos options (ex. :
=$A$1:$A$5). 👉 Vous pouvez aussi entrer les options manuellement, séparées par des points-virgules (ex. :Oui;Non;Peut-être), mais ce sera moins évolutif.
5. Validez et testez
Cliquez sur OK.
Votre cellule affiche désormais une flèche : en cliquant dessus, l’utilisateur pourra choisir une des options définies. Testez pour vérifier que tout fonctionne comme prévu.
🛠️ Modifier les options du menu déroulant
Créer une liste déroulante, c’est bien. Mais savoir la mettre à jour, c’est essentiel pour garder un fichier fiable et fonctionnel.
Deux cas de figure se présentent :
Si votre liste est basée sur une plage de cellules (ex. : A1:A5)
Dans ce cas, vous pouvez modifier directement les cellules sources :
- Ajoutez une nouvelle valeur à la suite de votre liste, dans la même colonne ou ligne.
- Supprimez une valeur en effaçant la cellule correspondante.
👉 Si vous avez défini la plage dynamique dès le départ (avec un tableau structuré ou une plage nommée), la liste déroulante se mettra automatiquement à jour. C’est la méthode la plus recommandée à long terme.
Si vous avez entré les éléments manuellement (ex. : “Oui,Non,Peut-être”)
Vous devez alors modifier les options via le menu :
- Cliquez sur la cellule contenant la liste déroulante.
- Allez dans Données > Validation des données.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, modifiez la zone Source (par exemple : remplacez
Oui,NonparOui,Non,En attente). - Cliquez sur OK.
Cette méthode est rapide pour des listes simples, mais devient difficile à gérer si les options évoluent souvent. Dans ce cas, mieux vaut passer à une liste basée sur des cellules.
🧩 Les différentes méthodes pour créer une liste déroulante
Excel permet de créer des listes déroulantes de plusieurs façons, en fonction de vos besoins : simple saisie manuelle, automatisation ou interactions entre plusieurs menus. Voici un tour d’horizon des principales méthodes.
La liste statique
C’est la méthode la plus simple. Vous entrez directement les options dans le champ Source, séparées par des points-virgules (ex. : Rouge;Vert;Bleu).
➡️ Avantage : rapide à mettre en place.
➡️ Limite : toute modification de la liste impose d’ouvrir à nouveau les paramètres de validation.
La liste dynamique
Vous entrez les options dans une plage de cellules, et vous liez cette plage à votre liste déroulante.
Par exemple : =$A$1:$A$5.
➡️ Si vous modifiez ou ajoutez une option dans la plage, la liste se met à jour automatiquement.
Encore plus pratique : transformez cette plage en Tableau Excel (Ctrl + T) pour rendre la mise à jour encore plus fluide.
Bon à savoir
Un tableau structuré permet de gérer des centaines d’entrées et reste compatible avec les filtres, tris et formules avancées.
Les plages nommées
Une plage nommée permet d’attribuer un nom simple à une plage de cellules (ex. : ListeVilles au lieu de $A$1:$A$20).
Dans la zone Source, vous utilisez =ListeVilles.
➡️ Avantage : plus lisible, surtout pour les classeurs complexes.
➡️ Idéal pour mutualiser une même liste sur plusieurs feuilles.
Les listes dépendantes (ou listes en cascade)
Cette méthode permet d’afficher des options différentes selon la première sélection.
Exemple :
- Si vous sélectionnez « France », la deuxième liste propose « Paris », « Lyon », « Marseille ».
- Si vous sélectionnez « Italie », elle proposera « Rome », « Milan », « Venise ».
➡️ Ce système repose sur les plages nommées et une fonction comme INDIRECT().
➡️ C’est une méthode puissante mais un peu plus avancée, idéale pour les formulaires complexes ou les tableaux de bord professionnels.
❌ Supprimer une liste déroulante
La suppression d’une liste déroulante dans Excel ne prend que quelques secondes :
- Sélectionnez la cellule (ou la plage de cellules) contenant la liste déroulante.
- Rendez-vous dans l’onglet Données > Validation des données.
- Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Effacer tout.
- Cliquez sur OK pour valider.
👉 La cellule redevient une cellule classique. Attention : cela ne supprime pas les données saisies précédemment, uniquement la contrainte de validation.
Bon à savoir
Vous pouvez supprimer plusieurs listes déroulantes d’un coup en sélectionnant toutes les cellules concernées avant d’accéder à la validation des données.
✅ Optimiser une liste déroulante : bonnes pratiques à adopter
Une liste déroulante bien conçue ne se limite pas à une simple sélection. Voici quelques astuces pour la rendre plus intuitive, robuste et professionnelle :
- Protégez la source des données : placez les options dans une feuille dédiée, et masquez cette feuille pour éviter toute modification accidentelle par les utilisateurs.
- Utilisez un Tableau Excel : en convertissant votre plage de données en tableau (via
Ctrl + T), toute nouvelle valeur ajoutée s’intégrera automatiquement dans la liste. Idéal pour les listes évolutives. - Ajoutez un message de saisie personnalisé : dans l’onglet Validation des données, vous pouvez activer un message qui s’affichera lorsque l’utilisateur sélectionne la cellule. Cela guide la saisie.
- Configurez une alerte d’erreur : si un utilisateur tente de taper autre chose que les options proposées, Excel peut afficher un message d’erreur clair. Un bon moyen d’éviter les erreurs de saisie.
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La création de listes déroulantes est une fonctionnalité essentielle… mais ce n’est qu’un début. Si vous souhaitez aller plus loin et vraiment maîtriser Excel de A à Z, la formation Excel d’Educademy est faite pour vous.
Vous y apprendrez à :
- Manipuler les formules avancées (SI imbriqués, RECHERCHEV/X, INDEX/EQUIV…)
- Utiliser la mise en forme conditionnelle pour faire parler vos données visuellement
- Créer et analyser des tableaux croisés dynamiques
- Gagner du temps avec des outils d’automatisation (macros simples, filtres intelligents…)
- Produire des exports PDF, graphiques ou imprimables professionnels
- Comprendre les astuces incontournables pour un usage fluide et structuré d’Excel
Le tout, à votre rythme, en ligne, avec l’accompagnement bienveillant d’un mentor dédié pour répondre à toutes vos questions et corriger vos exercices.
✅ Conclusion
Les listes déroulantes dans Excel sont un excellent moyen d’améliorer la fiabilité des données, de gagner du temps et d’améliorer la présentation de vos fichiers. Créer, modifier ou supprimer ces listes devient naturel avec un peu de pratique.
Questions fréquentes
Êtes-vous capable d’utiliser une liste déroulante dans Google Sheets de la même manière ?
Oui. Google Sheets fonctionne presque intégralement de la même façon qu’Excel : onglet Données > Validation des données, puis Critère : Liste d’éléments ou une plage de cellules. L’interface est légèrement différente, mais le principe est identique.
Peut-on restreindre les choix en fonction du rôle d’un utilisateur ?
Oui. Excel permet d’afficher une liste déroulante différente selon la cellule ou l’utilisateur, via des formules (INDIRECT, TABLEAU, RECHERCHEX). Cela permet de créer des listes déroulantes sensibles au contexte ou personnalisées.
Comment gérer une liste déroulante si les options changent régulièrement ?
La meilleure solution est d’utiliser un Tableau Excel ou une plage nommée dynamique. Ainsi, dès que vous ajoutez ou supprimez un élément, toutes les cellules dépendantes se mettent à jour automatiquement.
